Conceptos y definiciones del Ciclo PHVA

Un problema es una desviación entre lo que se espera esté sucediendo y lo que realmente sucede, con la importancia suficiente para que alguien piense que se debería corregir la desviación. Por otro lado, para que ante la presencia de un problema las personas puedan abocarse a su solución, es necesario que existan opciones o alternativas de solución, que la alternativa seleccionada resuelva realmente el problema, y que la solución sea aceptada por quien tiene la autoridad para llevarla a cabo.

En la literatura existen diversos procedimientos para la solución de problemas entre ellos el ciclo P.H.V.A, este es una herramienta  de mejora continua que brinda una solución la cual busca mantener la competitividad de los productos y servicios. Es común usar esta herramienta en la implementación de un sistema de gestión de la calidad, de tal manera que al aplicarla en la política y objetivos de calidad así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor. La aplicación del ciclo Deming de la calidad P.H.V.A. en la solución de problemas busca crear una cultura organizacional en la aplicación de una metodología para resolver problemas recurrentes y crónicos cabe anotar que el ciclo P.H.V.A. dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares.

El control de procesos, se establece a través del ciclo P.H.V.A, este ciclo está compuesto por las cuatro fases básicas del control: planificar, ejecutar, verificar y actuar correctivamente.

Planear (P): En esta se establecen los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de organización, además se crea la manera para alcanzar las metas propuestas. Esta etapa contiene cuatro pasos a seguir  que consisten en la identificación del problema, descripción del fenómeno, análisis de causas y plan de acción.

En el caso de un plan de mejoramiento, la fase de planeación tiene, entre otros, el objetivo de asegurar que el plan que se seleccionará para análisis es realmente el más importante en cuanto a su contribución al mejoramiento de los indicadores clave del negocio. Las empresas siempre tendrán problemas, por lo que encontrar cuál de ellos es el más importante, nunca será tarea fácil.

De acuerdo a lo anterior es importante que se realice una recopilación de datos bien orientada, profunda e imparcial. Los datos que indican las áreas de oportunidad de mejoramiento deben estar relacionados, en forma directa o indirecta, con los indicadores clave de competitividad del negocio. Es conveniente que la alta administración defina desde un punto de vista estratégico cuáles son los indicadores que tienen prioridad de mejoramiento para que todos los demás grupos o equipos de menor nivel en la organización realicen esfuerzos de mejoramiento en la dirección apropiada.

Una vez que han sido recopilados suficientes datos, se debe proceder a representarlos gráficamente para que el equipo de análisis pueda comprender mejor la importancia, congruencia y relevancia de cada problema. Las herramientas que pueden ayudar tanto a evaluar como a detectar áreas de oportunidad para mejoramiento son el histograma, la gráfica de control y el análisis de la tendencia histórica de alguno de los indicadores de la empresa o del área en cuestión. Cuando los problemas han sido analizados, se debe pasar a priorizarlos mediante un diagrama de Pareto que permita visualizar cuál de todos los problemas es el más importante. De este proceso se obtiene el proyecto seleccionado para mejoramiento.En la identificación de las causas que están relacionadas con el problema, se tendrá en cuenta cuales de ellas representan una correlación significativa frente al problema y estas serán las que más frecuente influyan en la generación del mismo, por tanto deben ser consideradas como causas reales del problema, de estas se debe seleccionar las más importantes y viables para así iniciar la búsqueda de las posibles soluciones a las causas seleccionadas. Es útil que las soluciones también sean categorizadas. Debido a que la lista de soluciones podría ser mucho más extensa de lo que permite el presupuesto para su aplicación, se debe decidir qué soluciones tendrán un mayor efecto en el mejoramiento del problema, las soluciones recomendadas tienen que ser aprobadas por quien corresponda y posteriormente se debe formar un equipo responsable para la implantación de las soluciones aprobadas al cual se le asigna el presupuesto necesario para realizarlo en forma exitosa.

Posteriormente, el equipo directivo deberá formar el equipo de trabajo que se abocará a la solución del problema, y tendrá que asignar el presupuesto y el tiempo disponibles. El equipo debe incluir personas directamente relacionadas con el problema, así como con el efecto e influencia que se crea vaya a tener su solución, además de cualquier persona que se piense puede aportar información técnica o ideas importantes para la solución.

Hacer (H): En esta fase se enfoca en el análisis de las causas que provocaron la aparición del problema y la búsqueda de alternativas de solución, para después implementar las mejora, y de esta manera proporcionar la solución que se considere más apropiada para resolver el problema. Durante todo este proceso se recomienda que se utilice la toma de decisiones por consenso.

Para dar inicio al análisis se debe buscar las posibles causas teóricas del problema bajo estudio. Para ello se recomienda utilizar el procedimiento de lluvia, cuyo objetivo es producir una lista de ideas mediante la participación equilibrada de los miembros de un equipo. La lista de ideas se anota en un rotafolios para que pueda ser vista por todos los miembros del grupo, de esta manera se continua con el procedimiento hasta terminar con la lluvia de ideas, es importante tener en cuenta que las ideas resultantes pueden ser muy diversas, para ello se recomienda estratificarlas o categorizarlas, para después representarlas en un diagrama causa-efecto o de Ishikawa.

Verificar (V): En esta etapa se realiza el seguimiento tomando como base los datos recolectados durante la ejecución, se compara el resultado obtenido con la meta planificada, se miden los procesos y productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos, finalmente se informan los resultados. Las mismas técnicas que fueron utilizadas durante la fase de plantación para evaluar y detectar áreas de oportunidad para el mejoramiento pueden ser utilizadas durante esta fase. Los histogramas, las gráficas de control o las gráficas de tendencia en el tiempo deben mostrar en forma cuantitativa el grado de mejoramiento alcanzado con la implantación de las acciones aprobadas en la fase de hacer. De esta manera se logra  verificar la evidencia del impacto de la mejora.

Actuar (A): Esta es la etapa en la cual el usuario detectó desvíos y toma acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos de modo que el problema no se repita nunca más, esta fase consiste en incorporar los ajustes necesarios que se hayan evidenciado en la fase de verificación. En esta fase es importante garantizar que la experiencia adquirida no solamente en el problema analizado, sino también en la capacidad y habilidad para trabajar en equipo, sirve de base para lograr una mayor efectividad en la solución de problemas futuros.

(Es & Ciclo, n.d.), (Deming & Calidad, n.d.), (“No Title,” 2006), (“1 método de control de proceso,” n.d.)